رویکردهای مختلفی برای مدیریت زمان ارائه شده است که همه آنها در بهبود شرایط کاری و زندگی موثر هستند. از آن جمله می توان به روش های مختلف برنامه ریزی و اولویت بندی و حتی اپلیکیشن های مدیریت زمان و برنامه ریزی اشاره کرد. با این حال یکی از تکنیکهای اولویت بندی ماتریسی است که در کتاب استفان کاوی معرفی شده است.

در این تکنیک توصیه می‌شود به جای واکنش نشان دادن به مسائل اضطراری یا گرفتار شدن به امور بی اهمیت، باید به اولویت ها و ارجحیت های خود توجه کرد. در حقیقت فعالیت‌های مهم نباید قربانی فعالیت‌های کم اهمیت شوند. بنابراین اولویت های خود را تشخیص، سازماندهی و اجرا کنید.

مدیریت موثر زمان یعنی نخست امور نخست را قرار دهید. برای شناسایی امور نخست باید به دو سوال اساسی پاسخ دهید:

–  چه کاری است که انجام دادن آن در زندگی شخصی تان تغییر مثبت به وجود می‌آورد؟

–  چه کاری است که انجام دادن آن در زندگی شغلی و حرفه‌ای تان تغییر مثبت به وجود می‌آورد؟

قطعاً پاسخ شما به این سوال ها فعالیت های مهم شما را مشخص می کند.

اگر لیست روزانه فعالیتهای خود را برآورد کنید، متوجه می شوید که معمولاً سهم عمده‌ای از وقت خود را صرف امور مهم نمی کنید. آنچه بیشتر در برنامه روزانه اکثر افراد وجود دارد، امور اضطراری است. است امور اضطراری نیاز به توجه فوری و بی درنگ دارند و ما را تحت نفوذ و تسلط در می آورد. با این حال نقش مهمی در سرنوشت نهایی ما ندارد.

ماتریس آیزنهاور

برای تقسیم بندی فعالیتها می‌توان از یک ماتریس استفاده کرد. در این ماتریس فعالیت ها از نظر اهمیت به دو دسته مهم و بی اهمیت تقسیم می شود و از نظر اضطراری بودن نیز به دو سطح اضطراری و غیر اضطراری تقسیم می شود. دستت درد نکنه از تلاقی این دو ساعت یک ماتریس چهار خانه تشکیل می شود.

معمولا این مسائل مربع 1 را مشکلات و بحران ها می خوانیم و باید بی درنگ به آنها بپردازیم. بی توجهی به این مسائل ما را از اهداف و نقشه کلی زندگی دور می کند.

مربع 2 مهم اما غیر اضطراری اند.  یعنی مستقیما با نقشه ها و هدف های شخصی ارتباط دارند اما لزومی ندارد که همین لحظه به آنها بپردازید.

فعالیتهای مربع ۳ اضطراری اند، اما مهم نیستند. همه مسائلی که فشار می آورند و حواستان را پرت می کند جزو این دسته از فعالیت ها هستند. این فعالیت ها به رسالت کلی شما یا سازمان شما ارتباط ندارند ولی ممکن است برای دیگران مهم باشند.

مربع ۴ آمیزه‌ای از همه فعالیت هایی است که نه مهم هستند نه  اضطراری. مجموعه اموری که فقط اتلاف وقت محسوب می شود  مانند بیشتر سرگرمیها  خصوصاً فضای مجازی، تماشای بیش از حد تلویزیون، دیدارها و تماس‌های تلفنی غیرضروری جزو این دسته از فعالیت ها به شمار می روند.

قطعاً آنچه در سرنوشت شما موثر است، توجه به فعالیت‌های مربع 2 است. هر چه فعالیت های مربع ۳ و ۴ را کاهش دهید، زمان بیشتری برای انجام فعالیت‌های مربع 2 پیدا می کنید. البته این کار مستلزم توانمندی هایی چون توان نه گفتن، اولویت بندی کارها، هدف گذاری صحیح و تفویض اختیار مناسب است. است این توانمندی ها را می‌توانید در مسیر خودسازی و رشد شخصیت پرورش دهید.

برای مطالعه بیشتر مفهوم مدیریت زمان و دلایل کمبود زمان را ببینید.

برگرفته از کتاب هفت عادت مردمان موثر نوشته استفان کاوی ترجمه گیتی خوشدل نشر پیکان